Blog

Zróbmy sobie „event”!

O wydarzeniach firmowych część I

W ostatnim czasie w życie biznesowe firmy na stałe wpisało się słowo event. To w najprostszym tłumaczeniu – wydarzenie. Wszyscy robią lub chcą robić eventy. Firmy wiedzą, że może to być ważne przedsięwzięcie w życiu firmy, na którym przy okazji można „pozałatwiać” kilka różnych interesów. „To działanie kosztowne, ale warto!” – takie opinie słyszałam po udanych wydarzeniach.

Ale niech się Wam nie wydaje, że jest to takie proste. Z doświadczenia wiem, że planowanie i organizacja eventu to działanie na wielu różnych płaszczyznach: kreatywnej, merytorycznej, doradczej, a na ostatnim miejscu tej organizacyjnej.

Zanim jednak zabierzecie się za organizację eventu to zadajcie sobie kilka ważnych pytań, dzięki którym stwierdzicie, czy w Waszym przypadku jest to rzeczywiście działanie niosące ze sobą szereg korzyści.

Po co?

To podstawowe pytanie, które musisz sobie zadać zanim zabierzesz się za organizację wydarzenia. Odpowiedź na nie zdeterminuje formę i wielkość Twojego eventu.

Jaki jest Twój cel?

  1. Czy jest nim zbudowanie wizerunku w określonym otoczeniu? A może chodzi o wzrost rozpoznawalności firmy?
  2. Czy jest nim zbudowanie lub podtrzymanie relacji z jakąś grupą odbiorców? (patrz punkt „Dla kogo?”)
  3. Czy jest nim zwiększenie ilości informacji lub zaistnienie w mediach?
  4. Czy jest nim pozyskanie nowych pracowników?
  5. Czy jest nim zbudowanie relacji w najbliższym otoczeniu?
  6. Czy jest nim pozyskanie inwestorów?
  7. Czy jest nim umocnienie relacji ze społecznością lokalną?
  8. Czy jest nim prezentacja produktu (premiera)?
  9. Czy jest nim zaszczepienie idei w jakiejś grupie odbiorców?
  10. A może chodzi o podniesienie świadomości odbiorców na jakiś temat?

Celów może być dużo. Najważniejsze żebyś miał świadomość, że event jest narzędziem głównie wizerunkowym, opartym o budowanie relacji z konkretną grupą odbiorców.

Dla kogo?

To kolejne kluczowe pytanie.

  1. Dla kogo jest to wydarzenie jest?
  2. Z kim konkretnie ma zbudować relacje i jakie to mają być relacje?
  3. Kto jest gościem, a do kogo finalnie ma dotrzeć informacja jaką przekażemy?

O innych elementach musisz pomyśleć dla każdej z grup docelowych. Odpowiedz sobie kto ma być Twoim Gościem i/a do kogo ma dotrzeć Twoja informacja? Jaka jest twoja bezpośrednia  a jaka pośrednia grupa docelowa? Mogą nią być np.:

  1. Pracownicy
  2. Klienci (np. kluczowi klienci)
  3. Dostawcy
  4. Inwestorzy
  5. Władze lokalne
  6. Media
  7. Partnerzy biznesowi (lub potencjalni partnerzy biznesowi)
  8. Społeczność lokalna
  9. Inna grupa

Jeśli już wiesz kogo chcesz zaprosić, to zastanów się co te osoby mają wynieść z tego wydarzenia (i nie mam tu na myśli jedzenia w kieszeniach)😊

Co?

Jak już zaprosisz gości, to zastanów się co chcesz im przekazać.

  1. Jak mają się poczuć wychodząc z tego wydarzenia?
  2. Co to wydarzenie ma im powiedzieć o Tobie i o Twojej firmie?
  3. Jak te informacje maja wpłynąć na nich z punktu widzenia Twojego celu?
  4. Co mają dalej przekazywać/ czego mają się dowiedzieć?
  5. Co ta wiedza ma zmienić w ich życiu lub co ma im uświadomić?

To bardzo ważne. Bez tego co chcesz przekazać swoim gościom,  nie zaplanujesz jak możesz to zrobić.

Jak?

Jeżeli już wiesz po co robisz Twój Event, kogo zaprosisz i co chcesz Twoim gościom opowiedzieć zastanów się:

JAK chcesz to zrobić?

Narzędzi masz bez liku, ale musisz wybrać te, które pomogą zrealizować Twoje cele. Masz do wyboru działania tradycyjne, proste, bardzo bezpośrednie jak na przykład prezentacja Twoich produktów lub idei którą chcesz przekazać. Masz też cały szereg  nowoczesnych rozwiązań multimedialnych, które mogą spowodować efekt WOW i pozostawić niezapomniane wrażenia.

Tutaj zahaczamy także o program, scenariusz i ścieżkę jaką Twój gość ma przejść od momentu przyjścia na Twój event, aż po wyjście.

Jeśli przejdziecie przez te 4 etapy to z pewnością zorganizujecie dobre wydarzenie, po którym będziecie mieć poczucie spełnienia i tego, że nie były to zmarnowane pieniądze, a wręcz przeciwnie – efekty będą widoczne i odczuwalne jeszcze przez długi czas.

Każdy z Was może przejść samodzielnie 4 etapy dotyczące organizacji eventu, a do pomocy zaprosić już tylko firmę, która zrealizuje Wasz plan. Możecie także skorzystać z pomocy i doświadczenia firmy zewnętrznej, która pomoże Wam na każdym etapie planowania wydarzenia.

Pozostaje już tylko wybrać miejsce wydarzenia, ale o tym opowiemy w kolejnym odcinku.

Życzymy udanych eventów!

 

 

BRANŻA EVENTOWA PORAŻONA KORONAWIRUSEM!

KOMUNIKACJA W ORGANIZACJI EVENTÓ...

KOMUNIKACJA W ORGANIZACJI EVENTÓ...

Warsztaty letnie