KOMUNIKACJA W ORGANIZACJI EVENTÓW CZĘŚĆ II
W ostatnim wpisie opowiedzieliśmy Wam więcej o komunikacji przed wydarzeniem, na którą składa się wiele czynników decydujących o budowaniu relacji. Dziś nieco więcej o komunikacji w trakcie i po wydarzeniu.
Komunikacja W TRAKCIE WYDARZENIA
Podstawowymi pytaniami na jakie powinniśmy sobie odpowiedzieć organizując wydarzenie jest m.in. to co chcemy naszym gościom powiedzieć, przekazać, pokazać. Jaki istotny przekaz bądź informacja ma dotrzeć do odbiorców. Z jaką wiedzą lub informacją kluczową mają wyjść ze spotkania. Co mają zobaczyć przychodząc na wydarzenie i jakie to ma dla nas znaczenie. Jaki przekaz będzie dedykowany mediom, jakich informacji i obrazów potrzebują, aby móc przygotować dobry i wartościowy materiał dla widzów. Warto tak formułować komunikaty, aby były zrozumiałe dla wszystkich, zarówno dla osób z branży jak i tych spoza niej..
To co chcemy przekazać pomoże nam zaplanować formę w jakiej to zrobimy. Co zaprezentujemy i w jaki sposób. Czy będą to zdjęcia, prezentacje, filmy. Czy zaprezentujemy je na ekranie głównym, czy może na specjalnie przygotowanych wydrukach bądź ściankach LED dostarczających wiele możliwości. Być może dla naszych gości przydatne będą też materiały drukowane, które ze sobą zabiorą.
Warto także pamiętać o tym, że wydarzenie jest często jedynym momentem, kiedy możemy bezpośrednio pokazać zakład, linię produkcyjną lub nasze produkty. Dla gości z zewnątrz zobaczenie na żywo produktu, który później jest np. elementem samolotu jest niezwykle unikalne. Dzięki temu możemy także na żywo pokazać zakład potencjalnym kontrahentom i partnerom biznesowym.
I NAJWAŻNIEJSZE – w trakcie wydarzenia mamy szansę “na żywo” pokazać to jacy ludzie dla nas pracują i jacy ludzie zarządzają firmą. Na wydarzeniu goście mogą “poczuć” atmosferę panującą w firmie, to jak pracownicy się do siebie odnoszą, jak się zachowują. Czy w naszej firmie panuje atmosfera zaufania i szacunku…czy wręcz odwrotnie:)
Komunikacja PO WYDARZENIU
Komunikacja po wydarzeniu ma pomóc w budowaniu relacji, utrzymaniu emocji z nim związanych i być może pozostać w pamięci gości i odbiorców na dłużej. Dobrą i często stosowaną praktyką jest wręczanie małych Giftów gościom przy wyjściu. Stało się to już standardem. Ale czy nie miło byłoby dostać po wydarzeniu jeszcze podziękowanie za obecność (spotkanie) – na przykład w formie elektronicznej z linkiem do fotorelacji? Kontakt po wydarzeniu może także pomóc w budowaniu określonego wizerunku firmy.
Po wydarzeniu warto także zadbać o komunikację w social mediach (LinkedIn, Facebook lub inne prowadzone przez firmę kanały społecznościowe). Fotorelacja opatrzona wartościową notatką pomoże dotrzeć do szerszego grona odbiorców i pochwalić się tym, czym chwaliliśmy się na wydarzeniu wąskiemu gronu odbiorców. Oczywiście w przypadku wydarzeń, które są biletowane “komunikacja po” jest kluczowa dla marketingu i sprzedaży kolejnych biletów na następne wydarzenia. W tym tekście bardziej skupiam się jednak na wydarzeniach firmowych, które służą wizerunkowi firmy i są ważne dla niej z punktu widzenia budowania wartościowych relacji biznesowych.
PLANOWANIE Wydarzenia
Podsumowując, warto przypomnieć, że kluczowe dla wydarzenia o znaczeniu wizerunkowym jest PLANOWANIE:) I tak na koniec kilka rad:
- Planuj odpowiednio wcześniej! Szczególnie ważne jest ustalenie daty – przynajmniej 3 miesiące wcześniej. Jeżeli wiesz to z półrocznym wyprzedzeniem to idealnie!
- Zastanów się jakie znaczenie dla Twojej firmy ma to wydarzenie i jakie korzyści wizerunkowe chciałbyś, aby przyniosło.
- Zastanów się co o sobie, swojej firmie, planach na przyszłość bądź realizowanych projektach chcesz powiedzieć i jak możesz to zrobić.
- Zrób szczegółowy plan.
- A najlepiej skontaktuj się z profesjonalistą, który Ci w tym pomoże. Mogę to być ja!:)
Pamiętajcie o komunikacji waszej przy organizacji wydarzenia.
Powodzenia!