KOMUNIKACJA W ORGANIZACJI EVENTÓW CZĘŚĆ I
Wydarzenie jako jedyne daje nam możliwość i potrzebę komunikowania PRZED, W TRAKCIE i PO! Najczęściej pamiętamy o komunikacji przed i w trakcie, ale zapominamy o jakże ważnym elemencie komunikacji po wydarzeniu. Dotyczy to przede wszystkim wydarzeń biznesowych takich jak: Organizacja Otwarć Obiektów, Uroczystości Wmurowania Kamienia Węgielnego, Organizacji Jubileuszu Firmowego, Konferencji i spotkań biznesowych.
To jak z dobrą randką, bo jak nie zadzwonisz po, to raczej spotkanie nie należało do udanych:) Biznesowa randka wymaga jednak większego zaangażowania. Emocje może mniejsze, ale też stawka o wiele większa bo zabiegamy o jak najlepsze relacje z tymi, których z jakiegoś ważnego powodu zaprosiliśmy na nasz event! Dziś opowiemy Wam więcej o komunikacji przed wydarzeniem. Czyli co w obszarze komunikacji powinno się zadziać, aby wspierać budowanie relacji z otoczeniem.
Komunikacja PRZED WYDARZENIEM
W tym obszarze bardzo ważne jest to, w jaki sposób zaprosimy na wydarzenie gości, na których nam zależy. Ta komunikacja to pierwszy kontakt, tzw. pierwsze wrażenie i zarazem pierwsza możliwość budowania wizerunku.
Tutaj wyróżniłabym kilka czynników, które są ważne, ale niosą ze sobą pewne ryzyko:
CZAS – w zależności od tego do jakiej grupy chcemy dotrzeć zaproszenia powinniśmy dostarczyć we właściwym czasie. Absolutnym minimum biznesowym jest 2 tygodnie przed wydarzeniem, przy czym jeżeli docieramy do osób na wysokich stanowiskach (VIP) to warto pamiętać, że ich grafiki planowane są z dużym wyprzedzeniem. Warto wtedy zadbać o to, aby te osoby wiedziały o terminie wydarzenia dużo wcześniej. Dotyczy to także, a może szczególnie gości z zagranicy. Dobrą praktyką jest wysyłanie tzw. Save the Date, które rozsyłane drogą elektroniczną po prostu informują o dacie wydarzenia. Dzięki temu osoby, na których nam zależy mogą zarezerwować DATĘ w swoich kalendarzach. Save the Date jest także pierwsza okazją do tego, aby przekazać pierwsze materiały wizualne związane z naszą marką i wydarzeniem.
SPOSÓB – w zależności od tego jakiego typu wydarzenie organizujemy i jaka firmą jesteśmy możemy w sposobie zapraszania zawrzeć elementy komunikacji marki. Możemy zaprosić gości w jakiś unikalny dla nas sposób. Możemy dzięki temu bardziej zachęcimy naszego klienta do zarezerwowania terminu na nasz event. Warto tez pamiętać o bezpośrednim kontakcie. Nic tak nie pomaga w zapraszaniu VIP- ów jak dotarcie do nich, rozmowa i bezpośrednie zaproszenie przez właściciela firmy, zbudowanie relacji, pierwszy wartościowy kontakt. Pamiętajcie także, że każdy lubi czuć się wyjątkowo, a połączenie wysłania zaproszenia z chociażby bezpośrednim telefonem od osoby z firmy, która z zapraszaną osobą ma kontakt, będzie o wiele bardziej skuteczne niż tylko wysłanie zaproszenia.
FORMA ZAPROSZENIA – to jaka formę zaproszenia wybierzemy, aby zaprosić ważnych dla nas gości na organizowane wydarzenie jest pierwszym materiałem wizualnym, który dociera do odbiorcy. W zależności jakie to wydarzenie, możemy wybrać formę papierową lub elektroniczną. Z mojego doświadczenia wynika, ze forma “materialna” czyli zaproszenie, które adresat dostaje do ręki, jest bardziej eleganckie i daje większe poczucie wagi wydarzenia. Ważne jest już to jaki wybierzemy papier, jakich uszlachetnień użyjemy, z jaką dbałością zadbamy o szczegóły, bo jest to dla naszego odbiorcy sygnał tego z jaką firmą lub wydarzeniem ma do czynienia. Oczywiście żyjemy w czasach multimediów i równie ważne może być zaproszenie w formie elektronicznej. Otrzymanie bowiem zaproszenia na przykład w formie multimedialnej daje nam także więcej możliwości przekazu informacji o marce i o wydarzeniu. Należy jednak pamiętać, że wciąż istnieją kręgi osób, dla których zaproszenie wysłane pocztą lub doręczone bezpośrednio jest absolutnym MUST BE! Pamiętajcie także, żeby unikać tzw. “przerostu formy nad treścią”. Zaproszenie ma zachęcić do przyjścia, być jasne, przejrzyste i konkretne.
ODMIANA NAZWISK – panuje obecnie “trend” nie odmieniania nazwisk adresata w zaproszeniu. Ot taka specyfika języka polskiego, że nazwiska i imiona podlegają odmianie nawet jeżeli ktoś “nie lubi” odmiany swojego nazwiska. Uwierzcie, lepiej zadbać o poprawność językową na zaproszeniu. Moim zdaniem “Mamy przyjemność zaprosić Sz. P. Jan Nowak” jest po pierwsze błędem ortograficznym, a po drugie brzmi i wygląda śmiesznie (nie mówiąc o profesjonalizmie:)) Jeżeli nie chcecie odmieniać nazwisk znajdźcie taką formę zaproszenia, która tego nie wymaga.
Już wiecie jak ważna jest komunikacja przed wydarzeniem! W kolejnym wpisie opowiemy Wam więcej o komunikacji w trakcie i po wydarzeniu.